runninghackathons.mdwn

   1 leonidg's notes for running a hackathon
   2 =======================================
   3
   4 This is basically just a braindump I made while running Pterohacktyl
   5 (2010-06-26).
   6
   7
   8 Before:
   9 =======
  10
  11 Announce the hackathon at the SIPB meetings coming up to it.
  12
  13 Send out an email to sipb-announce@mit.edu, mentioning date, time,
  14 place, name, etc.  Sound excited and enthusiastic.  Add a "tl;dr" for
  15 lazy people.
  16
  17 Create a Facebook event.  You probably want to be an administrator of
  18 the SIPB Facebook group for this.
  19
  20 Add it to the SIPB Google Calendar.  You need to get bits for this as
  21 well, obviously.
  22
  23 Advertise the event on your Zephyr class.
  24
  25 Send a reminder email the day before.
  26
  27
  28 Expenses:
  29 =========
  30
  31 SIPB allocates $150 to a hackathon (assuming approval of the vice-chair).
  32 Most of this should be used on
  33 food (see below).  If you have extra money, you can be creative.  For
  34 Hackasaurus Rex and Velocihacker, we purchased prizes off of ThinkGeek
  35 and raffled them off on the hour.  It was reasonably popular.
  36
  37 You should expect to spend, out of pocket, most of the $150.  You will
  38 be reimbursed by SIPB.  Make sure to collect itemized receipts for all
  39 purchases and put them in an envelope in the treasurer's drawer
  40 ("incoming" folder).
  41
  42
  43 Food:
  44 =====
  45
  46 Purchase snack food at La Verde's.  Two 2-liter bottles of soda, two
  47 large bags of chips and two jars of salsa have served us well in the
  48 past.  Greg Price also suggests hummus and baby carrots as good
  49 alternatives.
  50
  51 You will also want to purchase dinner food.  Ask around for
  52 preferences.  In the past, we have purchased large amounts of Indian
  53 food, including 20 mango lassis.  If you call and ask to talk to the
  54 manager, you can likely get a small discount.
  55
  56 (N.B.: Dhesi Daba is not a good choice for cost efficiency reasons.)
  57
  58 It is generally a good idea to have a good idea what people actually
  59 want.  In particular, take note of spiciness and vegetarian
  60 preferences.
  61
  62 You should order food well enough in advance that the restaurant has
  63 time to prepare and deliver it by the time you want it, but also not
  64 so early that you don't have a good sense of how many people are at
  65 the Hackathon and what they want to eat.  Probably around 2-3 PM is
  66 the best time.
  67
  68
  69 Technical stuff:
  70 ================
  71
  72 Login script:
  73 -------------
  74 (Make sure you are on moira group sipb-www, as you will need to create
  75 files in that locker).
  76
  77 For statistical purposes, it is useful to know how many people came to
  78 the hackathon.  A simple Python app is available at
  79
  80     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/
  81     http://sipb.mit.edu/hackathon-signin
  82
  83 The file
  84
  85     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/HACKATHON_NAME
  86
  87 contains the name of the current Hackathon.  This script will record
  88 the users' input in YAML-encoded text in the file
  89
  90    /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/records.txt
  91
  92 You can use this file for raffles (for prizes), statistics, spam,
  93 stalking, etc.
  94
  95 Wiki:
  96 -----
  97
  98 After this, you should create relevant pages:
  99
 100    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>
 101       Take a look at, e.g. http://sipb.mit.edu/hackathons/velocihacker/
 102       for ideas.  Also, have http://sipb.mit.edu/hackathon and
 103       http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME> redirect to this page.
 104
 105    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>/projects This
 106       should be a list of projects that are being worked on, including
 107       people and locations.  Have an item for "your project here!" or
 108       similar.
 109
 110       Also have http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME>/projects redirect
 111       there.
 112
 113 Note that the wiki has no "create page" button, and there is no "edit"
 114 button on pages that don't exist.  To create a new page, go directly
 115 to
 116
 117     https://sipb.mit.edu:444/ikiwiki.cgi?do=edit&page=<PAGE>
 118
 119 To add a redirect on a page, the wiki code you want is
 120
 121     [[!meta redir=<DESTINATION>]]
 122
 123 Zephyr:
 124 -------
 125
 126 Encourage discussion on zephyr, either on -c sipb or
 127 -c <HACKATHON_NAME>.
 128
 129
 130 Social stuff:
 131 =============
 132
 133 A hackathon is every bit as much a social event as a technical one, if
 134 not more so.  It provides a unique opportunity for people to meet each
 135 other and work together in informal environments, and for people to
 136 get to know SIPB (and vice-versa).
 137
 138 As organizer, you should make every effort to talk to new people.
 139 Make sure they feel welcome, answer their questions (and ask them
 140 some!), and generally try to make sure they are engaged and
 141 entertained.  It is very easy, especially near the end, for SIPB
 142 regulars to get into a niche and for new people to feel excluded.  Try
 143 to make sure that that doesn't happen.
 144
 145 Someone should try to help people find projects they are interested in.
 146 One way to do this is to have enthusiastic happy person who knows whats going on at the door greeting people, asking what their interested are and routing them to the people leading those projects.
 147
 148 Afterwards:
 149 ===========
 150
 151 In general, it seems that Hackathons end with mostly hardcore SIPB
 152 members sticking around the office (which is, of course,
 153 understandable).  You should make sure that you clean up the office
 154 (if you have to leave early, either clean up before going or delegate
 155 someone else to do so).  If you want, you can try to organize a small
 156 event (e.g. movie night).  Note that movie nights should not be
 157 organized as official, public SIPB events (which the hackathon is) for
 158 legal reasons.
 159
 160 Send a follow-up email, discussing stats, thanking people for coming,
 161 etc.  Mention it at the following SIPB meeting.