runninghackathons.mdwn

   1 leonidg's notes for running a hackathon
   2 =======================================
   3
   4 This is basically just a braindump I made while running Pterohacktyl
   5 (2010-06-26).
   6
   7
   8 Before:
   9 =======
  10
  11 Announce the hackathon at the SIPB meetings coming up to it.
  12
  13 Send out an email to sipb-announce@mit.edu, mentioning date, time,
  14 place, name, etc.  Sound excited and enthusiastic.  Add a "tl;dr" for
  15 lazy people.
  16
  17 Create a Facebook event.  You probably want to be an administrator of
  18 the SIPB Facebook group for this.
  19
  20 Add it to the SIPB Google Calendar.  You need to get bits for this as
  21 well, obviously.
  22
  23 Advertise the event on your Zephyr class.
  24
  25 Send a reminder email the day before.
  26
  27
  28 Expenses:
  29 =========
  30
  31 SIPB allocates $150 to a hackathon.  Most of this should be used on
  32 food (see below).  If you have extra money, you can be creative.  For
  33 Hackasaurus Rex and Velocihacker, we purchased prizes off of ThinkGeek
  34 and raffled them off on the hour.  It was reasonably popular.
  35
  36 You should expect to spend, out of pocket, most of the $150.  You will
  37 be reimbursed by SIPB.  Make sure to collect itemized receipts for all
  38 purchases and put them in an envelope in the treasurer's drawer
  39 ("incoming" folder).
  40
  41
  42 Food:
  43 =====
  44
  45 Purchase snack food at La Verde's.  Two 2-liter bottles of soda, two
  46 large bags of chips and two jars of salsa have served us well in the
  47 past.  Greg Price also suggests hummus and baby carrots as good
  48 alternatives.
  49
  50 You will also want to purchase dinner food.  Ask around for
  51 preferences.  In the past, we have purchased large amounts of Indian
  52 food, including 20 mango lassis.  If you call and ask to talk to the
  53 manager, you can likely get a small discount.
  54
  55 (N.B.: Dhesi Daba is not a good choice for cost efficiency reasons.)
  56
  57 It is generally a good idea to have a good idea what people actually
  58 want.  In particular, take note of spiciness and vegetarian
  59 preferences.
  60
  61 You should order food well enough in advance that the restaurant has
  62 time to prepare and deliver it by the time you want it, but also not
  63 so early that you don't have a good sense of how many people are at
  64 the Hackathon and what they want to eat.  Probably around 2-3 PM is
  65 the best time.
  66
  67
  68 Technical stuff:
  69 ================
  70
  71 Login script:
  72 -------------
  73 (Make sure you are on moira group sipb-www, as you will need to create
  74 files in that locker).
  75
  76 For statistical purposes, it is useful to know how many people came to
  77 the hackathon.  A simple Python app is available at
  78
  79     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/
  80     http://sipb.mit.edu/hackathon-signin
  81
  82 The file
  83
  84     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/HACKATHON_NAME
  85
  86 contains the name of the current Hackathon.  This script will record
  87 the users' input in YAML-encoded text in the file
  88
  89    /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/records.txt
  90
  91 You can use this file for raffles (for prizes), statistics, spam,
  92 stalking, etc.
  93
  94 Wiki:
  95 -----
  96
  97 After this, you should create relevant pages:
  98
  99    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>
 100       Take a look at, e.g. http://sipb.mit.edu/hackathons/velocihacker/
 101       for ideas.  Also, have http://sipb.mit.edu/hackathon and
 102       http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME> redirect to this page.
 103
 104    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>/projects This
 105       should be a list of projects that are being worked on, including
 106       people and locations.  Have an item for "your project here!" or
 107       similar.
 108
 109       Also have http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME>/projects redirect
 110       there.
 111
 112 Note that the wiki has no "create page" button, and there is no "edit"
 113 button on pages that don't exist.  To create a new page, go directly
 114 to
 115
 116     https://sipb.mit.edu:444/ikiwiki.cgi?do=edit&page=<PAGE>
 117
 118 To add a redirect on a page, the wiki code you want is
 119
 120     [[!meta redir=<DESTINATION>]]
 121
 122 Zephyr:
 123 -------
 124
 125 Encourage discussion on zephyr, either on -c sipb or
 126 -c <HACKATHON_NAME>.
 127
 128
 129 Social stuff:
 130 =============
 131
 132 A hackathon is every bit as much a social event as a technical one, if
 133 not more so.  It provides a unique opportunity for people to meet each
 134 other and work together in informal environments, and for people to
 135 get to know SIPB (and vice-versa).
 136
 137 As organizer, you should make every effort to talk to new people.
 138 Make sure they feel welcome, answer their questions (and ask them
 139 some!), and generally try to make sure they are engaged and
 140 entertained.  It is very easy, especially near the end, for SIPB
 141 regulars to get into a niche and for new people to feel excluded.  Try
 142 to make sure that that doesn't happen.
 143
 144
 145 Afterwards:
 146 ===========
 147
 148 In general, it seems that Hackathons end with mostly hardcore SIPB
 149 members sticking around the office (which is, of course,
 150 understandable).  You should make sure that you clean up the office
 151 (if you have to leave early, either clean up before going or delegate
 152 someone else to do so).  If you want, you can try to organize a small
 153 event (e.g. movie night).  Note that movie nights should not be
 154 organized as official, public SIPB events (which the hackathon is) for
 155 legal reasons.
 156
 157 Send a follow-up email, discussing stats, thanking people for coming,
 158 etc.  Mention it at the following SIPB meeting.