77268c71a940e1e8db583e6b7468419b813e9153
[wiki.git] / runninghackathons.mdwn
1 leonidg's notes for running a hackathon
2 =======================================
3
4 This is basically just a braindump I made while running Pterohacktyl
5 (2010-06-26).
6
7
8 Before:
9 =======
10
11 Announce the hackathon at the SIPB meetings coming up to it.
12
13 Send out an email to sipb-announce@mit.edu, mentioning date, time,
14 place, name, etc.  Sound excited and enthusiastic.  Add a "tl;dr" for
15 lazy people.
16
17 Create a Facebook event.  You probably want to be an administrator of
18 the SIPB Facebook group for this.
19
20 Add it to the SIPB Google Calendar.  You need to get bits for this as
21 well, obviously.
22
23 Advertise the event on your Zephyr class.
24
25 Send a reminder email the day before.
26
27
28 Expenses:
29 =========
30
31 SIPB allocates $150 to a hackathon (assuming approval of the vice-chair).
32 Most of this should be used on
33 food (see below).  If you have extra money, you can be creative.  For
34 Hackasaurus Rex and Velocihacker, we purchased prizes off of ThinkGeek
35 and raffled them off on the hour.  It was reasonably popular.
36
37 You should expect to spend, out of pocket, most of the $150.  You will
38 be reimbursed by SIPB.  Make sure to collect itemized receipts for all
39 purchases and put them in an envelope in the treasurer's drawer
40 ("incoming" folder).
41
42
43 Food:
44 =====
45
46 Purchase snack food at La Verde's.  Two 2-liter bottles of soda, two
47 large bags of chips and two jars of salsa have served us well in the
48 past.  Greg Price also suggests hummus and baby carrots as good
49 alternatives.
50
51 You will also want to purchase dinner food.  Ask around for
52 preferences.  In the past, we have purchased large amounts of Indian
53 food, including 20 mango lassis.  If you call and ask to talk to the
54 manager, you can likely get a small discount.
55
56 (N.B.: Dhesi Daba is not a good choice for cost efficiency reasons.)
57
58 It is generally a good idea to have a good idea what people actually
59 want.  In particular, take note of spiciness and vegetarian
60 preferences.
61
62 You should order food well enough in advance that the restaurant has
63 time to prepare and deliver it by the time you want it, but also not
64 so early that you don't have a good sense of how many people are at
65 the Hackathon and what they want to eat.  Probably around 2-3 PM is
66 the best time.
67
68
69 Technical stuff:
70 ================
71
72 Login script:
73 -------------
74 (Make sure you are on moira group sipb-www, as you will need to create
75 files in that locker).
76
77 For statistical purposes, it is useful to know how many people came to
78 the hackathon.  A simple Python app is available at
79
80     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/
81     http://sipb.mit.edu/hackathon-signin
82
83 The file
84
85     /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/HACKATHON_NAME
86
87 contains the name of the current Hackathon.  This script will record
88 the users' input in YAML-encoded text in the file
89
90    /afs/sipb/project/sipb-www/web_scripts/hackathon-signin/records.txt
91
92 You can use this file for raffles (for prizes), statistics, spam,
93 stalking, etc.
94
95 Wiki:
96 -----
97
98 After this, you should create relevant pages:
99
100    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>
101       Take a look at, e.g. http://sipb.mit.edu/hackathons/velocihacker/
102       for ideas.  Also, have http://sipb.mit.edu/hackathon and
103       http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME> redirect to this page.
104
105    http://sipb.mit.edu/hackathons/<HACKATHON_NAME>/projects This
106       should be a list of projects that are being worked on, including
107       people and locations.  Have an item for "your project here!" or
108       similar.
109
110       Also have http://sipb.mit.edu/<HACKATHON_NAME>/projects redirect
111       there.
112
113 Note that the wiki has no "create page" button, and there is no "edit"
114 button on pages that don't exist.  To create a new page, go directly
115 to
116
117     https://sipb.mit.edu:444/ikiwiki.cgi?do=edit&page=<PAGE>
118
119 To add a redirect on a page, the wiki code you want is
120
121     [[!meta redir=<DESTINATION>]]
122
123 Zephyr:
124 -------
125
126 Encourage discussion on zephyr, either on -c sipb or 
127 -c <HACKATHON_NAME>.
128
129
130 Social stuff:
131 =============
132
133 A hackathon is every bit as much a social event as a technical one, if
134 not more so.  It provides a unique opportunity for people to meet each
135 other and work together in informal environments, and for people to
136 get to know SIPB (and vice-versa).
137
138 As organizer, you should make every effort to talk to new people.
139 Make sure they feel welcome, answer their questions (and ask them
140 some!), and generally try to make sure they are engaged and
141 entertained.  It is very easy, especially near the end, for SIPB
142 regulars to get into a niche and for new people to feel excluded.  Try
143 to make sure that that doesn't happen.
144
145 Someone should try to help people find projects they are interested in.
146 One way to do this is to have enthusiastic happy person who knows whats going on at the door greeting people, asking what their interested are and routing them to the people leading those projects.
147
148 Afterwards:
149 ===========
150
151 In general, it seems that Hackathons end with mostly hardcore SIPB
152 members sticking around the office (which is, of course,
153 understandable).  You should make sure that you clean up the office
154 (if you have to leave early, either clean up before going or delegate
155 someone else to do so).  If you want, you can try to organize a small
156 event (e.g. movie night).  Note that movie nights should not be
157 organized as official, public SIPB events (which the hackathon is) for
158 legal reasons.
159
160 Send a follow-up email, discussing stats, thanking people for coming,
161 etc.  Mention it at the following SIPB meeting.